생성형 AI는 기존의 글쓰기 방법에 여러 가지 변화를 불러왔습니다. 흥미 위주로 접근하던 AI 챗봇에 이제는 전문가들조차도 의존하기 시작하면서 생긴 변화입니다. 보통의 사용자뿐만 아니라 황석영 같은 유명 작가도 글쓰기 과정에 AI를 이용합니다. 아이디어 구상, 개요와 목차 구성, 초고 작성, 퇴고와 교정 등 글을 쓰는 데 필요한 모든 단계마다 AI 도구를 사용할 수 있습니다. 유능한 AI 덕분에 글쓰기에 자신이 없거나 글 쓸 일이 없는 사람도 모두 쉽게 글을 쓰고 공유할 수 있게 바뀝니다. 누구나 글을 잘 쓰게 된다면 궁극적으로는 문화의 다양성이 증진될 것입니다.

AI의 등장으로 글쓰기 작업의 초점이 글짓기 자체를 넘어설 것입니다. 글쓰기 작업이 수월해지면서 글을 짓는 방식과 기법에 힘들이지 않고 글의 내용에 더 집중할 수 있습니다. AI가 생성한 텍스트를 검토하고 수정하는 시간이 늘어나면 글쓰기 행위는 편집과 큐레이션에 가까운 일로 변모할 것입니다. 이것이 바로 AI로 생성된 글의 내용과 수준을 어떻게 개선할지 고민이 깊어지는 이유입니다. 이제까지 경험하지 못한 방식의 글쓰기 과정이 펼쳐지는 것입니다. 모두가 AI를 이용할 때 남다른 독창성을 드러내는 방법도 찾아야 합니다. AI가 득이 되느냐 독이 되느냐는 결국 사용자의 몫입니다.

AI로 생성한 콘텐츠가 늘어나면서 앞으로는 글의 내용보다 글쓰기의 창의성과 윤리성을 따지는 분위기가 팽배할 것입니다. AI를 이용해서 글을 쓰면 창의성이 떨어지고 저작권에도 문제가 있다는 의견이 많습니다. AI가 학습한 텍스트를 기반으로 생성한 결과는 모조리 표절이라고 비판하는 사람도 있습니다. 전문가들도 인간과 AI의 공동 창작이 새로운 유형으로 인정받을 수 있을지 걱정합니다. 문제는 AI를 어디까지 수용할지입니다. 과거 인터넷의 정착 과정에서 보듯이 AI 활용이 폭넓게 정착되면 정도의 차이뿐이지 수용의 한계는 없을 것입니다. 어린 학생부터 예술가까지 AI는 손 안의 도구로 자리 잡게 될 것이며, 이때 콘텐츠가 생성되었는지 편집되었는지 구분하는 것은 부차적인 문제입니다. 근본적으로 창작의 개념이 변하는 중입니다.

당장 학교 현장에서 학생들이 AI를 이용하여 과제를 작성하고 있습니다. 스스로 학습하지 못한 부분도 AI가 생성해주면, 학생들은 이를 자신만의 결과물인 양 편집하고 포장하여 제출합니다. 이에 교육자는 학생들이 마땅히 갖춰야 할 지식과 사고력을 어떻게 갖출지 우려하고 있습니다. 그러나 정작 교사들도 AI를 활용하면서 수업을 준비합니다. 연구자와 대학교수도 영문 이메일 작성부터 논문 검토까지 AI에 맡기기를 더 이상 주저하지 않습니다. 이런 추세라면 AI의 역할이 단순히 초안 생성 용도에만 머물지는 않을 것입니다. 글쓰기 교육을 다시 정의해야 하는 현실에 직면했습니다.

챗GPT와 같은 AI 챗봇이 유려한 글솜씨를 뽐내지만, 학습한 모든 자료는 인간이 쓴 글들입니다. 생성형 AI도 인간의 지식을 바탕으로 탄생한 시스템입니다. AI를 활용하기 이전에 먼저 인류가 그동안 갈고닦아 온 글쓰기 방법을 알아야 합니다. AI는 도움을 주는 도구이지, 인간을 대신하는 존재가 아니기 때문입니다. AI는 엄청난 자료를 학습했지만 추론 알고리즘에 따를 뿐 인간과 같은 지혜나 통찰은 미약합니다.

더구나 AI가 생성한 글은 종종 오류를 포함합니다. 없는 말을 지어내다 보면 거짓말과 분간이 안 되는 것처럼 AI도 그럴듯한 거짓을 늘어놓기도 합니다. 물론 전문가들이 이와 같은 환각(Hallucination)을 줄이고자 노력하지만, 아직도 맹점은 많습니다. 그래서 AI가 생성한 글을 매번 검토하고 사실 여부를 확인해야 합니다. 더구나 AI는 인권 감수성도 약하기에, 어린이나 소수 약자를 대상으로 작성하는 글에는 더욱 주의가 필요합니다.

자신보다 AI가 글을 더 잘 짓는다고 모든 과정을 의존하면 큰일입니다. AI가 훈련 과정에서 학습한 텍스트 데이터는 누군가의 저작물이므로, 의도와 다르게 저작권이나 표절 시비에 휘말리지 않으려면 생성된 글을 사용자가 반드시 고쳐 써야 합니다. AI는 스스로 일관된 견해를 유지하지 못하며 사용자가 요구하는 대로 줏대 없이 작동할 뿐입니다. AI가 생성한 글을 그대로 써야 할 때는 출처를 표기하거나 AI의 도움을 받았다고 명시해야 하며, 최종 책임은 사용자 자신에게 있다는 점을 잊으면 안 됩니다.

분야와 일의 종류에 따라서 AI 활용이 제약되는 상황도 발생합니다. 특히 공식 보고서나 논문 작성에 AI가 생성한 글이 포함되었다면 표절 탐지 시스템에 발각됩니다. 심하면 규정에 따른 제재를 받거나 제출이 반려될 것입니다. AI가 생성한 글에는 때때로 문화적 소양이 부족한 부분이 있습니다. 예절과 소양이 드러나는 글이라면 반드시 독자의 기준으로 확인해야 합니다.

생성형 AI를 잘 활용하려면 프롬프트(prompt) 작성에 신경을 써야 합니다. 프롬프트 작성이란 AI에 글의 생성을 요청하는 프롬프트 칸에 써넣는 짧은 글쓰기입니다. 최근에는 프롬프트의 기능이 확장되어 참고 문서를 직접 첨부할 수도 있고, 이미지 자료를 제공해서 해석을 요청하는 일도 가능합니다. 글 생성을 요청하는 프롬프트를 잘 작성해야 의도한 결과를 빨리 얻을 수 있습니다. AI로 좋은 글을 생성하기 위한 프롬프트 작성 요령을 알아보겠습니다.

*주제와 목적을 명확하게 입력하기: AI는 사용자의 요청을 토대로 글을 생성하므로, 글의 주제와 목적(정보 전달, 경향 분석, 창작 등), 형식(설명문, 논설문, 이야기 등)을 명확하게 제시합니다. 예를 들어, "환경 문제에 관해 글을 써줘."와 같은 단순하고 막연한 요청보다는 "환경 오염의 원인과 친환경적 해결 방안을 담당 공무원들에게 설명하는 논설문을 작성해 줘."처럼 구체적으로 입력하면 더 나은 답변을 얻을 수 있습니다.

*독자를 고려하여 요청하기: AI가 적절한 어휘와 표현을 선택할 수 있도록 독자와 대상을 명확히 지정하면 더 적합한 글을 생성할 수 있습니다. 예를 들어, "초등학생이 쉽게 이해할 수 있도록 기후 변화를 설명하는 글을 써줘."라고 요청하든가 "대학 연구원들을 대상으로 AI 기술이 교육에 미치는 영향을 논의하는 글을 작성해 줘."와 같이 독자를 분명히 지정합니다. 같은 내용이라도 대상에 따라 AI의 문체와 서술 방식이 변화합니다.

*세부적인 조건을 제시하기: 정교한 내용의 글을 작성하도록 하기 위해서는 글에 포함될 주요 요소(시대, 위치, 분량)를 포함합니다. 예를 들어, "20세기 서유럽 현대미술의 특징을 설명하는 700자 글을 써줘. 주요 작가(피카소와 달리)를 포함하고, 작품 예시도 작성해 줘."라든가 "한국과 일본에서 소셜 미디어의 긍정적 · 부정적 영향을 비교하는 글을 작성해 줘. 객관적인 통계나 연구 결과를 포함하면 좋겠어."와 같이 구체적인 조건을 포함하면 의도에 더 적합한 글이 생성됩니다.

*추가 수정 요청하기: 먼저 생성된 글이 원하는 기준에 못 미친다면 추가 요청을 통해 답변을 보완할 수 있습니다. 예를 들어, 사례가 추가되어야 한다면 "더 구체적인 사례를 추가해 줘."라고 요청하고, 글이 길어서 줄여야 한다면 "문장을 더 간결하게 수정해 줘."라고 입력하고, 근거가 보충되어야 한다면 "더 설득력 있는 근거를 추가해 줘."라고 간단히 요청하면 됩니다.

글쓰기는 말하기의 발전된 형태이면서 사고의 과정과 같습니다. 생각이 정리되지 않으면 횡설수설 말하게 되는 것처럼 글도 어지럽게 흩어지는 문제가 발생합니다. 생각을 다듬기 전에 우선 써야 할 글의 종류를 정합니다. 이메일로 보내는 개인적인 편지글인지 다른 부서에 발송하는 공문인지에 따라 글의 구성과 내용이 크게 바뀝니다. 남에게 설명하는 글이나 투자를 설득하는 보고서라면 더 논리적으로 구성해야 하고, 여행을 기록하는 SNS 게시글이라면 여행지의 사실 정보에 더불어 감성적인 감상평도 추가할 것입니다. 짧고 강렬한 시를 쓴다면 단어 하나하나에 의미를 함축하면서 일상적인 표현은 건너뛰어야 합니다.

글의 종류가 확정되면 주제를 생각하고 분량을 가늠해 봅니다. 같은 주제라도 분량에 따라 글의 순서와 구성이 바뀔 수 있습니다. 어떤 이야기를 할지 주제를 선정하면 곧이어 글의 전개 순서를 정리하면서 주제가 되는 핵심 어구를 앞에서 언급하고 순서대로 하나씩 이야기를 풀어가면 됩니다. 긴 설명문이라면 핵심을 요약하는 개요를 먼저 작성해 보고, 목차 순서를 나열합니다. 글을 설계하는 단계에서는 전달하고자 하는 내용과 표현을 목차와 함께 메모해 두고, 어느 단계에 포함할지 꼼꼼히 확인하며 계획하는 것이 좋습니다.

완벽하지는 않더라도 개요와 목차 구성이 손에 잡히면 이제 본문 쓰기를 시작합니다. 하얀 화면에 첫 글자를 타이핑하는 첫 시작은 매번 부담으로 다가옵니다. 어떤 말로 첫 문장을 시작해야 독자의 호기심을 끌지 생각해 봅니다. 사소하지만 인상적인 에피소드도 좋고, 핵심적인 주제를 툭 던져도 됩니다. 이어서 첫 문장의 이유나 배경을 하나씩 설명하면서 단계적으로 풀어나가면 첫 문단이 됩니다. 두 번째 문단부터는 핵심에 다가가는 설명과 예시를 제시합니다. 상세하게 쓴다고 문장을 길게 끌거나 쓸데없이 복문 구조를 만들지 않도록 주의합니다. 글쓰기에서는 짧은 문장 스타일이 우세합니다. 한 문장에는 하나의 의미만 담고, 한 문단에 하나씩의 주제를 풀어놓아야 합니다. 논리적인 글이라면 서론부터 결론까지, 감성적인 글이라면 클라이맥스까지 자연스럽게 연결하면 됩니다. 마지막 결론 또는 맺음말 부분에서는 주제를 다시 강조하고 의도를 환기하는 수미쌍관(首尾雙關) 구조를 적용해도 좋습니다.

글의 도입부터 맺음말까지 다 작성하고 나면 잠시 쉽니다. 본문 작성을 위해 허겁지겁 달려온 손과 머리를 식힌 후 글을 검토합니다. 먼저 의도와 주제가 잘 드러나는지 문단별로 확인하여 어색하거나 잘못된 표현을 다듬습니다. 한 번 교정을 마친 뒤에는 타인의 시각에서 읽어 봅니다. 제일 깐깐한 상사나 엄격한 선생님을 염두에 두고 비판적으로 검토하면 고칠 부분이 눈에 띕니다. 다른 사람이 읽어도 문제가 없을 만큼 수정한 뒤 친구나 가족에게 한 번 읽어 달라고 부탁합니다. 그 과정에서 내 눈에 보이지 않던 어색한 표현과 약점이 드러납니다. 마지막으로 문법과 맞춤법을 확인해 오류를 수정하고, 제출용 문서라면 지정된 양식에 맞는지 검토합니다. 이렇게 글 한 편이 완성됩니다.

글을 짓는 과정은 옷감을 지어내는 과정과 비슷합니다. 옷감이 씨줄과 날줄의 교차로 만들어지듯이 글도 씨줄에 해당하는 개요와 의도, 날줄 같은 문장들로 엮어 만듭니다. 문장은 독자의 눈에 곧바로 읽히지만, 개요와 의도는 겉으로 보이지 않습니다. 이 둘은 속에 숨어서 문장들이 흩어지지 않게 잡아주며 주제를 드러내는 역할을 담당합니다. 그래서 글을 다 읽어야만 비로소 저자의 숨은 의도가 파악됩니다. 주제와 의도 없이 무작정 써 내려간 글은 다 읽어봐도 의도를 알 수가 없습니다. 도대체 뭐라는 건지 갈피가 제대로 잡히지 않게 됩니다. 그것은 실패한 글입니다.

잘 짜인 옷감처럼 글쓰기의 갈피를 잡으려면 글 전체의 주제부터 각 문단의 의도, 문장의 방향성이 모두 일치해야 합니다. 하나의 문단에는 한 가지의 핵심 생각만 담겨야 하고, 문단마다 작은 주제가 드러나야 합니다. 핵심과 의도에 따라 문단의 첫 문장부터 마지막 문장까지 옷감을 짜듯 유기적으로 연결합니다. 간혹 불필요한 내용이 섞이면 독자가 글을 이해하는 데 방해가 되므로, 오직 문단이 전달하고자 하는 목적에 충실한 문장만 선택해야 합니다. 문장들은 서로 부드럽게 이어져 물 흐르듯 자연스럽게 읽을 수 있으면 됩니다. 본문의 흐름이 막힐 때는 다시 한번 글의 의도와 방향성을 확인합니다. 때로는 불필요한 부분을 과감히 덜어내는 용기도 필요합니다. 좋은 본문은 간결함과 명확성으로 이루어진 탄탄한 옷감처럼 독자가 편안하게 읽으며 그 의미를 충분히 받아들일 수 있는 것입니다.

앞서 살펴본 것처럼 문단 단위로 나누어 개요 항목과 의도를 강조하면 더 간결한 문장들을 작성할 수 있습니다. 이것은 AI의 자유도를 줄여서 사용자 중심의 글짓기를 강조하는 기법입니다. 상투적으로 말하는 AI 챗봇의 한계를 극복하는 방법입니다. 그렇지 않고 한 번에 글을 생성하게 하면 그 처참한 결과가 그대로 드러납니다. 앞의 예시처럼 인물 정보를 요약한 듯이 상투적이고 지루한 글이 나옵니다. 군데군데 "~에도 불구하고", "이를 통해", "이를 기반으로", "혁혁한 공을"과 같은 낡은 표현들이 함정처럼 도사리고 있습니다. 누가 봐도 AI로 작성한 글이라는 의심을 사기에 충분합니다. 생성된 글에서 AI 어투를 교정하고 문장을 다듬는 노력은 꼭 필요한 과정입니다. 다만 시작할 때부터 고품질의 문장을 생성하게 유도하면 나중에 고치는 일거리가 줄어듭니다.

*명확하고 구체적인 지시: AI는 사용자가 지시하는 그대로 결과물을 생성할 수 있습니다. 추상적이거나 두루뭉술한 지시는 애매모호한 결과로 이어지기 쉽습니다. 구체적이고 순차적으로 요청해야 잘 알아듣고 글 짓는 일을 수행합니다. 무슨 글을 왜 생성해야 하는지 맥락을 파악하면 더 나은 결과를 만들어 냅니다. 신입 사원이 말귀를 잘 알아들으려면 선임자가 담당 업무를 차분히 설명해 줘야 하는 것과 같습니다.

*충분한 정보 제공: 글의 주제, 목적, 독자, 분위기, 키워드 등 가능한 한 많은 정보를 제공할수록 결과는 좋아집니다. 글을 작성해야 하는 목적이나 의도도 중요합니다. 작성할 글의 주제와 함께 꼭 필요한 키워드도 몇 가지 알려주세요.

*예시 전달: AI가 어떤 스타일과 톤으로 글을 생성해야 할지 이해하도록 돕는 효과적인 방법은 샘플의 제시입니다. 기존에 나온 특정한 글의 예시를 보여주든지 원하는 상태를 설명하면 됩니다. 딱딱한 공문서인지 어린이 독자 대상의 대화체 이야기 글인지 문체를 지정하는 것도 좋은 요령입니다.

*제외할 내용 명시(Negative Prompting): 때로는 AI 챗봇이 불필요한 문구나 마음에 들지 않는 용어를 반복해서 생성하는 경우가 있습니다. 이때 AI가 더 이상 언급하지 않으면 좋을 내용이나 표현을 지적하면 됩니다. 예를 들어, "지나친 전문 용어는 사용하지 말 것.", "낡은 문어체 대신 최신 표현을 사용할 것."과 같이 요구하면 어느 정도 반영될 수 있습니다.

*반복적인 피드백: 한 번의 프롬프트로 완벽한 글의 생성을 기대하기는 어렵습니다. AI는 점쟁이가 아니기 때문에 사용자의 의도나 심중을 완벽하게 파악하기 어렵겠죠. AI로 생성한 초안을 검토해 보고 부족한 부분을 구체적으로 지적하면서 여러 번에 걸쳐 수정해 달라고 요청해야 합니다. 직장에서 상급자가 수정 사항을 꼼꼼하게 챙겨주면 문서의 질이 향상되는 것과 마찬가지입니다.

직장이나 회사의 업무는 대부분 문서 작업을 기본으로 합니다. 일상 업무에 사용하는 문서는 정확성과 객관성을 유지해야 하며, 이를 통해 조직의 신뢰와 효율성을 높일 수 있습니다. 다양한 유형의 업무용 글쓰기도 이제는 AI와 함께하면 보다 신속하고 효율적으로 대응할 수 있습니다.

직장 업무에서 가장 중요한 두 가지 문서 유형은 기획안과 보고서입니다. 기획안 또는 기획서는 새로운 일을 시작하기 전에 계획과 방향을 정리한 문서로, 경영자나 관리자 등 의사결정을 내려야 하는 사람에게 내용을 전달하는 역할을 합니다. 대부분의 결정권자는 바쁜 일정을 소화하며 수많은 문서를 검토합니다. 그렇기 때문에 직원이 올린 기획안을 짧은 시간 동안 빠르게 훑어보는 경우가 많습니다. 이런 상황에서는 기획안이 간결하고 핵심이 잘 드러나야 눈에 띕니다. 한때 "한 페이지 기획서"가 유행했던 이유도 바로 이 때문입니다. 복잡한 사안이라도 문제점과 해결 방안을 간결하게 정리해서 단계적인 추진 계획을 일목요연하게 제시하면 최고의 기획안이 됩니다.

기획안 작성 전에 문제에 대한 고민이나 대응 방안 도출이 먼저 필요한 이유입니다. 사전 고민이 없는 기획안은 빈약하고 뜬구름 같은 내용에 머물기 쉽습니다. 직장이든 개인 사유든 기획서를 작성할 때는 먼저 문서에 포함될 항목을 정리하고, 기획할 주제와 계획의 범위를 명확히 정해 두는 것이 좋습니다. 의욕이 지나쳐서 더 많은 범위를 포함하면 오히려 의사결정 과정에 오해를 일으키게 됩니다. 기획서에서 다룰 정확한 범위와 일정을 확인받은 후에 기획안 작성을 고민하는 것이 좋습니다.

다음으로 고민할 내용은 현재의 문제점 분석입니다. 대체로 기획서는 어떤 문제를 타개하기 위해 작성하고 회람하는 문서입니다. 해당 기획안이 필요한 이유를 생각하면 실마리가 풀리게 됩니다. 정확한 문제점 분석 위에 개선 방안이나 발전 계획을 설정할 수 있기 때문입니다. 대안을 완성하는 데 필요한 비용과 일정 계획도 의사결정에 꼭 필요한 요소입니다. 이때 비용 대비 효과를 수치로 제시하면 더 효과적입니다. 실제로 시행할 때 투입되는 비용 대비 효과를 검토할 수 있는 구체적인 수치가 중요합니다.

기획안 작성에 AI를 활용한다면 기획서의 항목 구성, 내용의 전개, 타당성 검토 등의 과정에서 도움을 받을 수 있습니다. 예를 들어 "AI 활용 글쓰기"라는 책을 기획한다고 가정하고, 챗GPT에게 기획안의 목차를 제안해 달라고 요청해 보겠습니다. 다만 상투적인 결과가 나오지 않도록 프롬프트에는 책 발간의 목적과 의도를 넣어야 합니다.

AI로 생성한 기획안의 항목 구성에 별다른 문제가 없다면 내용 교정을 시작합니다. 적절하지 않은 표현이나 맞춤법 오류를 먼저 수정하고 본문 항목 중에서 소제목이나 용어가 이상한 부분은 해당 업무에 적합하게 보완합니다. 특수한 상황을 제시하지 않는 한 AI는 일반적인 내용으로 생성하는 특성을 보입니다. 따라서 각자의 업무에 맞게 제목, 용어, 문구 등을 반드시 확인해야 합니다. 해당 프로젝트에 중요하지 않은 내용을 삭제하고 결정권자나 원청의 관심 사항을 추가하여 기획안을 완성합니다. AI를 통해 생성한 내용 그대로 사용하면 나중에 곤란한 상황이 발생할 소지가 있으므로, 반드시 마무리는 작성자 스스로 보완해야 합니다.

기획안이 프로젝트의 시작이라면, 보고서는 그 마무리를 의미합니다. 특정 사업이나 프로젝트의 결과를 정리할 때 보고서를 작성하는데, 대부분의 경우 보고서는 계획서와 한 쌍을 이룹니다. 따라서 보고서에는 기획안에 포함했던 목표와 예상 성과에 대한 실제 결과 자료가 들어가야 합니다. 보고서는 구성원들에게 성과를 전달하고 경영진이 후속 사업을 구상하는 데 참고하는 자료가 됩니다. 보고서의 내용에 따라 사업 성과에 대한 평가가 달라질 수도 있습니다. 분기별 또는 수시로 작성되는 동향 보고서나 상황 보고서 역시 그 내용에 따라 판단과 대응이 달라지므로 형식은 간결하고 내용은 정확해야 합니다.

체계적인 보고서 작성을 위해서 고려할 사항이 몇 가지 있습니다. 우선 보고서의 독자가 누구인지가 가장 중요합니다. 독자를 고려한 글쓰기는 보고서에도 적용됩니다. 일반적인 글은 독자에 따라 문체를 달리하는 정도에 불과하지만, 보고서는 독자에 따라 내용 전체가 바뀝니다. 최고경영진까지 회람되는 보고서라면 사업의 전체적 판단을 위한 추진 성과와 결과 데이터를 중심으로 간결하게 작성해야 합니다. 작성자의 주관적 의견이 들어가는 것은 바람직하지 않습니다. 판단은 어디까지나 독자, 즉 결정권자의 몫이기 때문입니다. 반면, 상급자나 중간관리자의 지시로 작성하는 상황 보고서라면 의도와 목적에 관련된 사항을 좀 더 구체적으로 기술할 수 있습니다. 내부 상황 보고서는 진척 현황을 점검하고 문제의 해결 방안을 모색하기 위한 문서이기 때문입니다.

실제 보고서를 작성할 때 도움이 되는 몇 가지 실무 팁이 있습니다. 먼저, 보고서 제목은 간결하고 핵심이 드러나게 정합니다. 예를 들어 "콘텐츠 개발 사업 결과 보고", "AI 업계 동향 보고"처럼 목적을 중심으로 키워드를 구성하면 됩니다. 보고서 전체 제목 외에도 목차에 따른 소제목 붙이기에도 신경을 써야 합니다. 업무의 배경이나 발단부터 시작해서 향후 대응 방안까지 보고서 전체의 가독성을 높이고 논리적 흐름 강조하려면 큰 문단 단위로도 소제목을 붙이는 체계 정리가 필요합니다. 각 문단도 네댓 문장 이내로 간결하게 서술하고, 긴 문장의 만연체나 반복 표현은 자제해야 합니다. 상세하게 보고하겠다고 장황하게 설명하면 오히려 가독성을 떨어뜨리게 됩니다.

만약 수치와 데이터가 복잡한 내용을 다룬다면 숫자, 표, 도식화 이미지를 활용하는 것이 좋습니다. 이전과 이후의 결과를 한눈에 비교하기 쉽게 추진 상황과 결과를 시각화하면 독자의 이해에 도움이 됩니다. 보고받는 상사나 경영진이 항상 바쁘다는 점을 고려하면, 보고서의 주요 내용은 결론부터 제시하고 설명은 뒤에 붙이는 두괄식이 적절합니다. 보고서를 대충 훑다가 “그래서 결론은 뭔가요?”라고 상사가 질문했을 때 곧바로 대답할 수 있는 자료로 쓰여야 하기 때문입니다. 사실을 적시하는 데이터를 기반으로 보고서를 작성하기 때문에 작성자의 주관적인 의견은 자제하되, 필요한 경우에는 "~것으로 판단됨"과 같이 부수적인 의견임을 표기합니다. 의사결정에 중요하게 작용할 만한 항목에는 핵심 수치나 근거 자료의 출처를 덧붙여, 보고 내용이 사실에 근거하였음을 강조하는 것이 좋습니다.

AI 챗봇을 이용하여 보고서를 작성할 때도 작성 목적과 핵심 키워드를 미리 정해서 프롬프트에 입력해야 합니다. 보고서의 최종 독자와 기관 성격도 제시하고, 보고서에 들어갈 핵심적인 수치와 결과값도 알려줘야 사실에 부합하는 보고서 내용을 생성할 수 있습니다. AI가 생성한 내용은 보고서 구성의 예시일 뿐입니다. 실제 보고서 형식에 맞춰 세부 내용을 검토하고, 문구나 수치를 실제 결과에 맞게 수정해야 합니다. 부적절한 부분은 과감히 삭제하고, 과업의 목적 또는 조직 내부에서 중요시하는 부분을 추가하면 맥락에 맞는 보고서로 완성할 수 있습니다.