업무속도를 2배로 높이는 AI 업무 활용법

Text to X, 뭐든지 할 수 있는 AI의 시대

생성형 AI, 어디까지 왔나?

눈 떠보니 모두 지브리

언제부턴가 주변 사람들의 카카오톡과 인스타그램의 프로필 사진이 〈센과 치히로의 행방불명 하울의 움직이는 성〉으로 유명한 '스튜디오 지브리' 스타일로 바뀌었다. 챗GPT에 이미지 생성 모델이 추가되며 누구나 쉽게 지브리 스타일로 그림을 그릴 수 있게 되었기 때문이다. 이후 우리나라의 챗GPT 1일 사용자 수는 120만 명이 넘었다고 한다.

KT 위즈파크의 야구장에서는 홈런타자 '로하스 의 메타휴먼이 한국말로 인사를 하고, AI로 만든 응원가가 울려 퍼졌다. 동네 작은 카페에서도 AI로 만든 음악들이 흘러나오기 시작했다. 이뿐만 아니다. 이제는 홈페이지도, 광고 모델도, 게임도 클릭 한 번으로 AI가 만들어 준다.

하지만 챗GPT가 등장한 지 2년이 지났고, 이렇게 세상이 급변하고 있는데 아직도 챗GPT를 사용해 보지 못한 사람들이 많다. 만약 이 글을 읽고 있는 여러분의 스마트폰에 챗GPT나 제미나이 등 AI 앱이 설치되어 있지 않다면 잠깐 멈추고 설치부터 시작하자. 빠르게 변하는 세상에서 중심을 잡기 위해서는 일단 직접 써봐야 한다.

생성형 AI, 어디에 어떻게 활용할까?

챗GPT의 등장으로 시작된 생성형 AI의 트렌드를 읽었다면 이제는 업무에 활용할 시간이다. 언제나 일을 할 때는 먼저 업무의 흐름을 읽고 시작해야 한다. 흐름을 읽기 위해서는 기준점이 있어야 한다. 마찬가지로 생성형 AI를 업무에 활용할 때도 어디에 어떻게 사용하면 좋을지 기준점을 잡아야 한다.

전작 《업무시간을 반으로 줄이는 AI 활용법》에서 언제나 변하지 않는 업무의 본질로 '수집-정리-발산'이라는 3단계 프로세스를 소개했다. 생성형 AI의 경우 '생성'에 초점이 맞춰지기 때문에 여기에서는 '수집-정리-생성'의 3단계 프로세스에 맞춰 AI 활용법을 알아보자.

정보 수집

신규사업을 구상하거나 경쟁사를 분석하거나 또는 회사에서 보고서를 작성할 때도 언제나 모든 일의 기본은 넘쳐나는 정보들을 제대로 조사해 취사선택하는 것이다. 이를 위해 우리는 도서관에서 자료를 뒤져보거나 웹을 검색하면서 정보를 찾았다. 하지만 이제 이런 일은 AI에게 맡겨도 될 것 같다. AI가 가장 잘할 수 있는 분야이기 때문이다. 특히 생성형 AI에서 웹 검색이 가능해졌기 때문에 필요한 정보를 제대로 요청하기만 하면 원하는 정보를 쉽고 빠르게 얻을 수 있다.

데이터 정리

모아진 정보들은 제대로 정리되어 있어야만 의미를 가진다. 정리를 할 때는 '기준점'이 있어야 하는데, 신입사원에게 일을 시키듯 AI에게도 정리해야 하는 기준점을 잡아주면 빠른 속도로 일을 처리할 수 있다. 앞서 이야기한 정보 수집뿐 아니라 그동안 묵혀두었던 고객 설문조사, 제품평가에서부터 매년 조금씩 달라져서 엄두도 내지 못했던 매출 데이터의 취합, 각종 서류와 서식의 통합 등 다양한 부분에서 도움을 받을 수 있다.

콘텐츠 생성

Text to X에서 이야기했듯 AI는 이제 모든 걸 다 해줄 수 있다. 하지만 어떤 일을 요청하든 가장 중요한 건 요청하는 사람이 전반적인 사항에 대해 제대로 알고 있어야 하고, 원하는 것에 대한 대략적인 그림을 그리고 있어야 한다. 그래야만 제대로 된 결과물을 얻을 수 있다. '정보 수집'과 '데이터 정리'가 중요한 이유다. 이를 통해 생성할 수 있는 콘텐츠는 거의 모든 것이라고 할 수 있을 좋을 정도로 많아졌다.

엑셀 파일의 생성,정리, 파워포인트 자료의 생성,도식화, 블로그와 SNS 글 작성은 물론 소설, 에세이, 자기소개서 등 각종 문서 작성도 가능하다. 번역은 기본이다. 수많은 언어가 학습되어졌기 때문에 지금 읽고 있는 이 책도 영어는 물론 중국어로도 바로 번역할 수 있다. 게다가 무료다.

이미지 생성 역시 점점 좋아지고 있다. 신발∙가방과 같은 제품도 어느 정도 상업용 이미지의 생성이 가능하고, 웹툰과 만화 분야도 사용이 가능할 정도다. 영상 제작 역시 경쟁이 치열해지는 가운데 오픈AI의 Sora와 구글의 Veo로 만든 영상은 진짜와 가짜를 구분하지 못할 정도로 현실적이다.

생산성을 2배로 높이는 AI 활용법

AI로 검색시간 반으로 줄이기

AI 검색의 시대가 열리다

1993년 모자이크 웹 브라우저가 출시되며 본격적인 인터넷 세상이 시작되었다. 1994년 등장한 야후는 웹 검색을 가속화시켰고, 1998년 구글이 등장하며 검색을 완성시켰다. 우리나라에서는 1999년 다음과 네이버가 등장하며 본격적인 검색엔진의 시대가 열렸다.

검색엔진은 누구나 궁금한 것들을 '검색'하는 것만으로 다른 사람들이 만들어 놓은 지식에 접근할 수 있는 서비스였다. 언제나 인터넷만 연결되어 있으면 어떤 지식에든 접근할 수 있는 세상이 열렸고 사람들은 열광했다. 여기에 부스터를 달아준 게 바로 스마트폰이다. 2007년 아이폰의 등장 이후 우리는 언제 어디서나 '검색'을 할 수 있게 되었다. 하지만 너무 방대한 정보에 접속할 수 있다 보니 원하는 결과를 찾기 위해서는 더 많은 자료를 검색해야 했고, 검색한 자료들을 다시 모아 정리하는 시간이 길어졌다.

챗GPT의 등장에 사람들이 열광했던 건 이 때문이다. 나 역시 처음 챗GPT를 접했을 때 궁금한 것들을 질문하며 놀라움을 금치 못했다. 자료를 검색하고 정리하는 과정도 너무 쉬워졌다. 하지만 아쉬움도 커졌다. 가장 큰 아쉬움은 '할루시네이션'이었다. 챗GPT는 언제나 자신있게 답을 해주지만 틀린 부분도 많았다. 물론 지금은 많이 개선되었지만 업무용으로 사용할 때는 이런 오류가 있어서는 안 되니 확인하는 습관은 필수다.

챗GPT에게 '너는 언제까지의 데이터로 학습되어 있어?'라고 물으면(2025년 5월 현재) '2024년 6월까지의 데이터로 학습되어 있습니다'라고 답한다(제미나이는 '2023년 4월까지'라고 답한다). 거의 1〜2년 전의 자료로 학습되어 있기에 답변의 신뢰성은 한참 떨어진다. 이렇게 되면 전략을 세우거나 필요한 정보를 찾는데 사용할 수 없다. 매번 챗GPT가 해주는 답이 맞는지 검색해서 확인해야 하는 불편함이 생기기 때문이다.

이에 대한 해결책으로 등장한 것이 '웹 검색'이다. 이제 생성형 AI들은 기본적으로 '웹 검색'을 통해 우리들이 정보를 찾는 것처럼 정보를 검색하고, 이 정보를 바탕으로 다시 정리해 결과를 이야기해 준다. 학습된 기본 데이터는 그대로 둔 상태에서 검색한 자료는 '외부자료'로 잠시만 사용되기 때문에 데이터 오염의 문제도 없다.

퍼플렉시티로 실시간 정보 검색하기

AI 시대에 들어서며 가장 영향력 있는 사람을 꼽으라면 엔비디아의 젠슨황을 빼놓을 수 없다. 2024년 2월 젠슨황이 한 언론과의 인터뷰에서 퍼플렉시티(Perplexity)를 '거의 매일' 사용하며, 특히 컴퓨터를 이용한 신약 개발과 같은 연구에 활용한다고 언급하자 퍼플렉시티가 크게 주목을 받기 시작했다. 이어 2024년 6월 SKT가 1,000만 달러(약 137억 원)의 투자를 결정하자 우리나라에서도 관심이 높아졌다.

퍼플렉시티(perplexity.ai)는 2022년 8월 오픈AI 출신 엔지니어가 공동 창업한 AI 스타트업이다. 챗GPT가 첫 화면에서 '무엇을 도와드릴까요?'라고 묻는 것과 달리, 퍼플렉시티는 '무엇을 알고 싶으세요?'라고 시작한다. '무엇을 알고 싶냐' 고 묻는 건 궁금증에 대한 해결이자 지식 기반의 자료 검색이 핵심이라는 것을 보여준다.

꼬리에 꼬리를 무는 추가 질문

퍼플렉시티의 답변에서 맨 아래로 내려가면 '관련' 된 추가 질문이 뜬다. 관련된 질문창에 꼬리에 꼬리를 물며 질문을 던지면 마치 실타래가 풀려가듯 검색을 통해 지식을 확장할 수 있다. 이를 퍼플렉시티에서는 '쓰레드'라고 한다.

검색 결과의 쉬운 관리

챗GPT의 불편한 점 중 하나는 이것저것 물어보고 나서 나중에 다시 찾아보고 싶을 때에는 검색을 해서 찾아야 한다는 점이다. 퍼플렉시티에서는 상단의 메뉴에서 쉽게 찾을 수 있도록 쉬운 관리를 고정해 놓았다. PDF로 바로 변환해서 내보내거나, 북마크를 하거나, 링크를 만들어 다른 사람들에게 공유할 수도 있다.

추천

'추천' 메뉴를 누르면 테크&과학, 금융, 예술&문화, 스포츠 등 다양한 읽을거리를 추천받을 수 있다. 여기에 있는 내용들은 누군가가 검색한 내용을 모아 'Pages'로 만든 것들을 모아 놓은 것이다. 참고로 유료 사용자들은 검색을 통해 얻은 답변들을 편집하고 다듬어 블로그 형태의 Pages로 발행할 수 있다.

퍼플렉시티는 이처럼 근거자료를 바탕으로 대답해 주기 때문에 업무 활용도가 높다. 굳이 유료 버전을 사용하지 않아도 되지만 '연구 모드(논문/보고서/전문자료 등)'가 필요한 사용자라면 유료 결제를 해서 사용해 보자(퍼플렉시티는 SKT, 나무증권, 비씨카드, 교보문고 등에서 유료 사용권을 나눠주는 이벤트가 있으니 이용해 보자).

챗GPT로 꼼꼼하게 검색하기

개인적으로 퍼플렉시티를 사용하기 시작하면서 챗GPT의 사용이 많이 줄어들었다. 업무를 할 때 챗GPT를 사용한다는 건 궁금한 것을 물어보기 위함인데, 그 답변이 틀릴 수도 있다는 생각이 들면 불안할 수밖에 없다. 오픈AI도 이런 사용자의 마음을 몰랐을 리 없다. 2024년 7월 챗GPT(chatgpt.com)에 'Search GPT'라는 이름의 검색 기능을 도입하고, 무료 사용자들도 검색 기능을 이용할 수 있도록 했다. 2025년 2월부터는 로그인을 하지 않아도 챗GPT의 검색 기능을 활용해 원하는 자료를 검색해 찾을 수 있게 되었다.

사용방법도 쉽다. 입력된 질문에 대해 '현재 상황'을 알아야만 답할 수 있는 질문이라면 챗GPT가 자동으로 웹에서 검색해 결과를 보여준다. 하지만 처음부터 질문창의 '스킬' 메뉴에서 '웹에서 검색하기'를 누르고 물어보면 다음과 같이 어떤 출처를 확인해서 답하는 것인지 좀 더 확실하게 알려준다.

챗GPT는 '웹 검색 기능을 도입한 후 다른 웹 검색 브라우저에서 챗GPT로 바로 검색할 수 있도록 확장 프로그램을 개발해 배포하고 있다. 챗GPT에 로그인 후 오른쪽 위 자신의 얼굴(이름) 부분을 클릭하면 'ChatGPT 검색 확장 프로그램 받기' 메뉴가 보인다. 만약 크롬 브라우저에서 여기를 클릭하면 'Chrome에 추가' 버튼을 볼 수 있다. 눌러서 설치하면 그 순간부터 크롬 브라우저 상단의 URL 검색창에서 '검색어'를 입력하면 구글에서 검색하는 게 아니라 바로 챗GPT가 실행되어 챗GPT에서 검색해 준다.

구글 입장에서는 굉장히 불편한 일이다. 그래서 설치 후 처음 검색을 하면 바로 '구글 검색으로 되돌리겠느냐'는 팝업이 나온다. 챗GPT 검색을 계속 사용하고 싶다면 '유지' 버튼을 누르면 된다. 만약 사용해보다 불편하다 싶으면 URL 창 옆의 '챗GPT' 로고를 눌러서 'Chrome에서 삭제'를 실행할 수 있다. 챗GPT 아이콘이 보이지 않는다면 가장 오른쪽의 블록 모양 아이콘을 누른 후 챗GPT 아이콘을 찾아 실행하면 된다. 앞으로 기존 검색 회사들과 AI 회사들의 경쟁은 더욱 심해질 것으로 예상된다.

AI로 콘텐츠 생성시간 반으로 줄이기

클릭 한 번으로 이미지 만들기

2022년 콜로라도 주립 박람회 미술대회에서 '미드저니'로 그린 그림이 1위를 수상하며 전 세계를 놀라게 했다. 이후 AI는 예전의 수준을 훌쩍 뛰어넘어 너무나 자연스러운 진짜 사람 같은 모습부터 화려한 예술작품에 이르기까지 다양한 분야의 이미지들을 쉽게 생성해 내고 있다. 이제는 '미드저니'와 같은 이미지 생성에 특화된 AI를 사용할 필요조차 없어졌다. 평소 사용하던 AI에서 대화를 하다 [~ 그려줘]라고만 하면 바로 그림을 그려준다. 이를 전문용어로 '멀티모달'이라고 하는데, 예전의 AI는 입력된 텍스트를 해석하는 데 중점을 두었다면 멀티모달은 텍스트뿐 아니라 이미지와 음성 등을 동시에 처리하고 생성한다.

다양한 스타일의 이미지 만들기

2025년 초 '지브리 스타일'의 프로필 사진이 크게 유행했다. 챗GPT에 사진을 올리고 [첨부한 사진을 지브리 스타일로 바꿔줘]라고만 입력하면 멋진 지브리 스타일의 그림을 그려주기 때문이다. 2024년 말까지만 해도 AI에게 사진을 넣고 '웹툰 스타일'로 바꿔 달라고 하면 다른 포즈를 그리거나 전혀 다른 그림을 생성했었는데, 지금은 너무 멋지게 그려주다 보니 유행으로까지 이어졌다.

지브리 스타일 외에도 '레고 스타일', '팀버튼 스타일' 등 다양한 스타일의 그림을 그릴 수 있는데, 사람들이 많이 시도하는 스타일은 그만큼 학습된 데이터가 많다는 것을 뜻한다. 다만 이런 스타일의 그림은 '저작권'이나 '상표권' 문제 때문에 될 때도 있고 안 될 때도 있으니 그럴 때에는 다른 프롬프트를 입력해 작업해 보자.

클릭 한 번으로 시각화하기

회사생활에서 빼놓을 수 없는 귀찮은 일, 하지만 꼭 해야 하는 일 중 하나가 파워포인트 작업이다. 파워포인트로 내가 생각하는 것을 잘 만들어 보여주는 것도 힘든데, 이제는 복잡한 정보를 멋진 이미지로 정리해 보여주는 인포그래픽 작업까지 해야 할 때도 있다.

하지만 파워포인트나 인포그래픽 작업에 앞서 우리가 본질적으로 고려해야 하는 것이 있다. 내 생각을 제대로 정리한 '내용'이 가장 우선이어야 한다. 디자인 작업은 '도구'일 뿐이다. 내용보다 디자인에 집중하는 건 사실상 시간 낭비, 에너지 낭비다. 만약 이런 낭비를 줄일 수 있다면 내용에 좀 더 집중할 수 있지 않을까?

디자인의 필수 3종 세트 - 캔바, 망고보드, 미리캔버스

캔바

캔바는 미리 제작된 100만 개 이상의 템플릿을 통해 누구나 쉽게 드래스&드롭만으로 디자인 자료를 수정해 사용할 수 있다. 무료와 유료 모델이 있으니 무료로 먼저 이용해 보자.

망고보드

망고보드는 캔바와 비슷한 웹 기반 플랫폼으로, 무료 사용의 경우 대부분 워터마크가 붙기 때문에 외부에 보여주는 작업을 할 때는 유료 결제를 해야 한다. 망고보드 역시 다양한 템플릿이 있어서 디자인 경험이 없어도 누구나 쉽게 사용할 수 있다.

미리캔버스

미리캔버스는 한국인의 취향에 맞춤 디자인 플랫폼으로, 무료 사용자들도 5만 개 이상의 템플릿을 무료로 사용할 수 있다.

3가지 서비스 모두 AI 기능을 제공하고 있어 쉽게 디자인 작업을 할 수 있다. 명함이나 전단지 등의 간단한 작업은 여기에서 제공하는 템플릿과 AI의 도움을 받으면 초보자도 쉽게 고품질의 결과물을 얻을 수 있다.

단순 반복적인 업무, 쉽고 빠르게 끝내기

업무에 바로 써먹는 AI 꿀팁

PDF, 이미지에서 텍스트 추출하기

캡처해서 텍스트로 변환하기

AI를 사용할 때 가장 유용하게 쓸 수 있는 기능이 바로 텍스트 추출이다. PDF나 이미지 자료에서 텍스트를 추출하고 싶을 때 예전에는 별도의 OCR 프로그램을 써야 했지만 이제는 그럴 필요가 없다. 특히 '브런치'처럼 우클릭이 막혀 있는 사이트의 경우 해당 페이지를 캡처한 후 챗GPT나 제미나이에 첨부하고 [이 이미지의 텍스트를 추출해 줘]라고 하면 된다. 이때 챗GPT의 경우 무료 사용자들은 사용량의 제한이 있으니 제미나이를 추천한다.

증빙처리를 위한 영수증 10개 정리하기

종합소득세 등의 신고를 해야 할 때 '영수증 증빙처리'가 필요하다. 예전에는 영수증을 하나하나 보면서 엑셀로 정리해야 했는데, 이제는 AI로 쉽고 빠르게 정리할 수 있다. 여기에서는 '네이버페이'로 결제한 영수증 20개를 정리해 보자. 먼저 영수증을 캡처하거나 다운받은 다음 제미나이에 파일을 업로드한다. 한 번에 등록할 수 있는 파일은 10개까지여서 나누어 올리고 다음과 같이 프롬프트를 입력한다.

AI로 앱 만들기와 업무 자동화

AI로 업무 자동화하는 방법

지금까지 업무를 도와주는 간단한 AI 서비스들을 살펴봤다면 이제부터는 조금은 복잡할 수도 있는 '업무 자동화 방법'에 대해 알아보자. 업무 자동화는 말 그대로 한 번만 세팅해 놓으면 아무것도 안 해도 자동으로 일이 돌아가게 만드는 방법을 말한다.

자동화를 하기 위해서는 IT에 대한 이해와 어느 정도의 개발 지식이 필요하다. 하지만 비개발자들도 걱정할 필요는 없다. 여기에서 이야기하는 '기본'에 해당하는 것만 따라 하다 보면 '와. 이게 진짜 되네!'라는 자신감이 생기고, 자신감이 생기면 더 어려운 개발에도 도전해 보게 될 것이다. 하나씩 차근차근 시작해 보자.

자동화를 시작하기 전 알아야 할 6가지

1. 업무 자동화 서비스가 점점 많아지고 있다. 여기에서는 자동화의 필수도구인 구글 앱스 스크립트(Google Apps Script)와 메이크닷컴(make.com)에 대해 다룬다. 무료로 간단하게 자동화할 수 있는 '구글 앱스 스크립트'부터 시작해 보자.

2. 대부분의 업무 자동화는 각각의 온라인 플랫폼과 AI 플랫폼을 서로 연결할 수 있는 API라는 키를 받아야 한다. 그리고 신용카드를 등록해서 사용한 양만큼 유료 결제를 해야 하는 경우도 있다.

3. 자동화 도구를 익히기 전에 먼저 준비해야 할 것은 '내가 하고 있는 업무 중에서 어떤 것을 자동화할 것인가', 즉 단순 반복적인 일을 줄이겠다는 의지와 어떻게 줄일 것인가에 대한 대략적인 '시나리오'가 있어야 한다. 쇼핑몰을 운영하는 사람이라면 댓글이 달릴 때마다 자동으로 댓글을 달아주는 자동화가 필요할 수 있고, 마케팅을 하는 사람이라면 매달 자동으로 뉴스레터를 발송하는 메일링 서비스, 전략과 분석이 필요한 사람이라면 관심 키워드를 뉴스로 받아보는 서비스가 필요할 수 있다. 이외에도 다양한 활용을 고민해 보자.

4. 여기에서는 개발자가 아니더라도 충분히 따라 해볼 수 있는 쉬운 자동화 방법을 다룬다. 이외에도 수많은 자동화 서비스들이 있지만 복잡하고 어렵다. 처음부터 어려운 것들에 손을 대면 포기하게 된다. 쉬운 것부터 먼저 해보자.

5. '매일 아침 관심 키워드를 메일로 받기', '블로그 포스팅을 페이스북에 자동으로 올리기', '매일 아침 명언 하나를 인스타그램에 자동으로 올리기', '자신의 유튜브 채널에 영상이 올라가면 이 영상 내용을 정리해 자동으로 블로그에 올리기' 등 4가지 작업을 자동화해 볼 것이다.

6. 위의 내용을 모두 따라 해본다면 '와! 이게 된다고!'라며 탄성을 지르게 될 것이다. 여기에서 소개하는 각각의 방법들은 필자가 10시간 이상 하나 하나 직접 해보며 정리한 내용을 쉽게 압축한 것이다.

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본 정보는 도서의 일부 내용으로만 구성되어 있으며, 보다 많은 정보와 지식은 반드시 책을 참조하셔야 합니다.